Documents comptables obligatoires pour une entreprise : ce qu’il faut savoir

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Tenir une comptabilité rigoureuse passe avant tout par la conservation et la gestion de vos documents comptables obligatoires entreprise. Quelles pièces devez-vous conserver ? Combien de temps ? Nous passons en revue les éléments essentiels à avoir, et la raison de leur importance légale et pratique.

Les pièces à conserver : factures clients et fournisseurs

Tout d’abord, vous devez conserver :

Les factures émises (clients)
Les factures reçues (fournisseurs)

Vous devez également enregistrer chaque pièce comptable dans un journal adapté (ventes, achats, trésorerie).

Le journal comptable et le grand livre

Ce sont des documents obligatoires pour toute entreprise en régime réel :

Journal : enregistrement chronologique de toutes les opérations
Grand livre : ventilation des comptes par nature (banque, achats, ventes…)

Ces documents sont indispensables en cas de contrôle fiscal ou audit, et doivent être tenus à jour.

Le bilan, compte de résultat et annexes

Chaque année, vous devez produire : un bilan, un compte de résultat et, selon le régime, les annexes comptables. Ils sont à déposer sur la liasse fiscale.

💡 Le bilan est la photo financière, le compte de résultat détaille les performances, les annexes ajoutent des précisions aux lecteurs.

Les registres légaux selon le statut

Selon votre forme juridique, vous pouvez avoir à tenir :

Registre des immobilisations et amortissements
Registre des procès-verbaux d’assemblées
Registre des bénéficiaires effectifs (pour les sociétés)

La conservation des documents : durées à connaître

Factures et livres comptables : 10 ans
Documents sociaux (bulletins, contrats…) : 5 ans
Registre des assemblées et bénéficiaires : illimité

Passé ce délai, vous entrez dans la zone grise des risques juridiques.

Pourquoi garder ces documents ?

🔍 Pour respecter la loi – et aussi :

Préparer un contrôle fiscal ou social
Analyser votre performance et piloter votre trésorerie
Démontrer la transparence de votre gestion

Comment s’organiser efficacement ?

Numérisez toutes les pièces dès réception
Classez par année et par type
Utilisez un logiciel agréé qui conserve les preuves des enregistrements (RGPD, horodatage…)

Solution digitale & logiciel comptable

Certains outils centralisent toutes ces pièces (factures, journaux, bilans). Ils simplifient la tenue, mais gardez toujours une copie horodatée pour les contrôles.

📌 Vous n’êtes pas sûr d’avoir tous les documents nécessaires ?

Khompta vous met en relation avec des experts-comptables pour vérifier votre dossier en toute sérénité.

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Bonnes pratiques & erreurs fréquentes

Ne pas conserver un exemplaire papier ou numérique sécurisé
Mélanger les années fiscales
Utiliser des logiciels non compatibles avec les normes fiscales

Une simple règle : tout document utilisé dans la comptabilité doit pouvoir être produit en cas de contrôle.