Comment bien gérer ses notes de frais quand on est dirigeant d’entreprise ?

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Quand on dirige une entreprise, il est fréquent d’avancer des frais pour le compte de sa structure. Que ce soit pour un repas professionnel, un déplacement ou des achats de fournitures, bien gérer ses notes de frais en tant que dirigeant d’entreprise est essentiel pour rester conforme à la réglementation, éviter les redressements et optimiser sa trésorerie.

Qu’est-ce qu’une note de frais pour un dirigeant ?

La note de frais est un document permettant de se faire rembourser par l’entreprise des dépenses engagées personnellement dans le cadre de son activité professionnelle. En tant que dirigeant, vous pouvez tout à fait bénéficier de ce mécanisme à condition de respecter certaines règles.

Exemples de dépenses concernées :

• Déplacements (train, avion, essence, péages…)
• Repas avec des clients ou partenaires
• Frais d’hébergement
• Fournitures, équipements ponctuels achetés en nom propre

💡 Ces frais doivent être justifiés, raisonnables et engagés dans l’intérêt direct de l’entreprise.

Les règles URSSAF à respecter

L’URSSAF encadre strictement les remboursements de frais professionnels, que vous soyez salarié ou dirigeant. En cas de contrôle, tout remboursement non justifié ou mal documenté peut être requalifié en avantage en nature, donc soumis à cotisations sociales.

Pour rester conforme :

• Conservez tous les justificatifs (tickets, factures, reçus…)
• Datez chaque note de frais et précisez le motif de la dépense
• Remboursez uniquement les frais réellement engagés
• Respectez les plafonds si vous appliquez des forfaits (repas, indemnités kilométriques, etc.)

👉 Pour en savoir plus, consultez la page officielle de l’URSSAF sur les frais professionnels.

Comment organiser efficacement ses notes de frais ?

La clé est la régularité. Voici quelques bonnes pratiques :

• Utilisez un modèle de note de frais standardisé (Excel, Word, outil en ligne)
• Réalisez vos notes au fil de l’eau et non en fin de mois
• Classez les justificatifs par date et par nature de dépense
• Faites valider les notes par votre comptable chaque mois

Bon à savoir :

En société (SARL, SAS…), les dirigeants ne peuvent pas déduire personnellement les frais de leur imposition. C’est bien l’entreprise qui doit les rembourser et les comptabiliser.

Notes de frais : pièges à éviter

• Faire passer des dépenses personnelles comme professionnelles
• Perdre les justificatifs (pas de ticket = pas de remboursement)
• Effectuer les remboursements sans base écrite ni suivi comptable

🚫 Ces erreurs peuvent entraîner des sanctions fiscales et sociales en cas de contrôle URSSAF.

À lire aussi

➡️ Quelles charges sociales doit payer un dirigeant d’entreprise ? Lire l’article ici

Frais récurrents ou exceptionnels ?

On distingue :

• Les frais récurrents : indemnités kilométriques mensuelles, abonnement téléphonique, coworking…
• Les frais ponctuels : déplacement à un salon, déjeuner avec un partenaire, achat d’un outil spécifique

Les deux sont remboursables s’ils sont justifiés et liés à l’activité de l’entreprise.

Et les auto-entrepreneurs ?

⚠️ Contrairement aux dirigeants de société, les auto-entrepreneurs ne peuvent pas déduire leurs frais. Leur régime fiscal intègre un abattement forfaitaire pour frais professionnels. Aucune note de frais possible.

Antonin Faure – Team CSM Khompta
18 juillet 2025