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Comment comptabiliser les frais de déplacement en entreprise ?

Que vous soyez dirigeant, salarié ou indépendant, vous êtes sûrement amené à effectuer des déplacements professionnels. Mais comment comptabiliser les frais de déplacement correctement pour qu’ils soient déductibles et bien enregistrés ? Dans cet article, on détaille les règles fiscales, les justificatifs à prévoir, et les écritures comptables à passer.

Carte de France avec un itinéraire professionnel – comptabiliser frais de déplacement

Quels sont les frais de déplacement concernés ?

Les frais de déplacement professionnels regroupent tous les frais engagés pour se rendre sur un lieu de travail ou une mission :

  • Frais kilométriques (avec véhicule personnel)
  • Billets de train ou d’avion
  • Frais d’hôtel ou d’hébergement
  • Repas pendant le déplacement
  • Péages, parking, transports en commun

Ces frais peuvent être avancés par le salarié puis remboursés, ou payés directement par l’entreprise.

Quelles conditions pour déduire les frais de déplacement ?

Pour que les frais soient considérés comme professionnels et donc déductibles :

  • Le déplacement doit être motivé par l’activité de l’entreprise
  • Il doit être justifié (facture, reçu, ticket…)
  • Le montant doit être raisonnable et plafonné selon les barèmes URSSAF

? À consulter : le guide URSSAF sur les frais de déplacement.

Quels sont les comptes comptables à utiliser ?

Selon la nature des frais, différents comptes sont utilisés :

  • 6251

    Voyages et déplacements

  • 6256

    Missions

  • 6257

    Réceptions (repas sur place)

  • 401

    Fournisseurs (si payé par carte pro)

  • 467

    Autres comptes débiteurs/créditeurs (si remboursement au salarié)

Chaque écriture doit être accompagnée du justificatif correspondant (billet, note d’hôtel, reçu de restaurant…).

Comptabiliser les indemnités kilométriques

Lorsqu’un salarié ou un dirigeant utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel, il peut être remboursé selon le barème kilométrique publié par l’administration fiscale.

Exemple : 300 km x 0,50 €/km = 150 € à rembourser

Écriture comptable :

  • 6251 au débit
  • 467 ou 421 au crédit (si remboursement à un salarié)

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Justificatifs à conserver

En cas de contrôle, l’entreprise doit pouvoir présenter les pièces suivantes :

  • Note de frais signée
  • Factures ou tickets justificatifs
  • Attestation de déplacement si besoin
  • Calculs du barème kilométrique

Il est fortement conseillé d’utiliser un outil de gestion des frais ou un modèle Excel clair.

À lire aussi

➡️ Comment bien gérer ses notes de frais quand on est dirigeant ?

Astuces pour simplifier la comptabilisation

  • Utilisez un logiciel compatible avec votre outil comptable (ex : N2F, Expensya, Indy…)
  • Numérotez toutes vos justificatifs de manière chronologique
  • Centralisez les validations des notes de frais une fois par mois
  • Formez vos salariés à bien différencier frais pro et perso

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