Fin d’année : quels justificatifs garder absolument pour votre comptabilité ?

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À l’approche de la clôture, il devient essentiel pour chaque dirigeant de vérifier que tous ses documents sont bien conservés. En effet, garder les justificatifs indispensables pour la comptabilité permet non seulement d’éviter les erreurs, mais aussi de se protéger en cas de contrôle fiscal ou social. Alors, quels sont les documents à garder impérativement ? Et pendant combien de temps ? Voici le guide complet.

Pourquoi conserver soigneusement ses justificatifs ?

Chaque écriture comptable doit être appuyée par une preuve : c’est un principe fondamental de la comptabilité. En conservant vos justificatifs, vous :

• sécurisez votre comptabilité,
• facilitez le travail de votre expert-comptable,
• évitez les risques de redressement,
• préparez votre clôture plus rapidement.

Selon Bpifrance Création, la conservation des documents comptables est non seulement une obligation légale, mais aussi un élément clé de la bonne gestion administrative d’une entreprise.

1. Les factures clients et fournisseurs

Les factures représentent la base de votre comptabilité. Vous devez impérativement conserver :

• les factures clients,
• les factures fournisseurs,
• les avoirs,
• les bons de commande et bons de livraison si utilisés.

Sans ces pièces, il devient impossible de justifier une vente, un achat ou une déduction de TVA.

2. Les relevés bancaires et justificatifs financiers

Chaque mouvement bancaire doit pouvoir être expliqué. Vous devez donc garder :

• les relevés bancaires mensuels,
• les justificatifs de virements importants,
• les attestations d’intérêts d’emprunt,
• les contrats de prêts si existants.

3. Les notes de frais et justificatifs associés

Les notes de frais sont souvent sources d’erreurs. Pour éviter cela, gardez :

• les tickets de restaurant,
• les factures d’hébergement,
• les tickets de carburant,
• les justificatifs de déplacements professionnels.

Pour apprendre à bien organiser ces dépenses, vous pouvez consulter :

➡️ Comment bien gérer ses notes de frais quand on est dirigeant ?

4. Les documents liés aux salariés

Si vous avez des employés, certains documents doivent impérativement être archivés, notamment :

• les bulletins de salaire,
• les déclarations sociales,
• les contrats de travail,
• les justificatifs d’avantages en nature.

5. Les documents d’immobilisations

Pour votre matériel professionnel, conservez :

• les factures d’achat,
• les contrats de crédit-bail,
• les documents de cession ou de mise au rebut.

Une immobilisation oubliée implique un amortissement manquant et donc une erreur comptable.

6. Les documents fiscaux

Enfin, conservez tous vos documents fiscaux, notamment :

• les déclarations de TVA,
• les avis de CFE,
• les justificatifs d’acomptes d’impôt,
• les déclarations de résultats précédentes.

Combien de temps faut-il conserver ces documents ?

La règle générale est simple : les documents comptables doivent être conservés 10 ans. Cette durée est valable pour :

• les factures,
• les relevés bancaires,
• les notes de frais,
• les journaux comptables.

Cependant, certains documents fiscaux doivent être gardés 6 ans minimum, selon la réglementation en vigueur.

Comment mieux organiser ses justificatifs ?

Pour éviter la perte de documents ou les classements approximatifs, vous pouvez :

• numériser systématiquement vos documents,
• utiliser un cloud sécurisé,
• classer par mois ou par fournisseur,
• mettre en place une routine de traitement hebdomadaire.

Pour aller plus loin, vous pouvez lire :

➡️ Comment éviter la perte de documents comptables ?

En résumé

Garder et organiser ses justificatifs est indispensable pour garantir une comptabilité fiable, préparer sa clôture et éviter les erreurs fiscales. Avec un bon classement et une numérisation régulière, vous gagnez en sérénité et en efficacité au quotidien.

Antonin Faure – Team Khompta
5 décembre