Chaque entreprise qui emploie des salariés se pose, ou s’est posée la question de comment gérer les fiches de paie de son entreprise.
Les tâches administratives consomment un temps précieux pour le chef d’entreprise. Donc il est important d’opter pour la meilleure solution pour gérer les paies de son entreprise.
Dans cet article, nous allons évoquer les différentes alternatives qui existent pour gérer les fiches de paie de son entreprise.
Qu’est-ce qu’une fiche de paie ?
La fiche de paie est le justificatif de paiement que l’employeur fournit à son employé chaque mois.
La fiche de paie est un document très encadré par la loi. En effet, ce document doit comprendre plusieurs mentions obligatoires. Notamment l’identité de l’employé, ses éléments de rémunération, etc.
La fiche de paie traduit mensuellement les éléments du contrat de travail que l’employeur et l’employé ont signé au début de leur collaboration.
Etant le justificatif de paiement, l’employé la reçoit au moment du paiement de son salaire.
L’employeur la remet à ses employés, en main propre (encore d’usage dans certaines profession), ou par voie postale ou électronique.
Avec le développement de nombreuses nouvelles solutions, la dématérialisation des fiches de paie se démocratise.
Qu’est-ce que la gestion des fiches de paie pour son entreprise ?
La gestion des fiches de paie d’une entreprise regroupe plusieurs tâches. En effet, avant de pouvoir éditer le bulletin de salaire, plusieurs tâches sont à effectuer. Notamment le calcul des cotisations salariales et patronales ainsi que les déclarations aux organismes sociaux.
L’environnement légal qui encadre le calcul des cotisations sociales est très mouvant. Donc produire des fiches de paie « justes » tout au long de l’année est un travail qui nécessite une veille légale permanente. Cette veille est donc très consommatrice de temps pour un chef d’entreprise, qui en consomme déjà beaucoup pour diverses tâches administratives.
Quelles alternatives pour gérer les fiches de paie de son entreprise ?
Dès qu’une entreprise emploie, un ou plusieurs salariés, vient alors le choix entre externaliser ou internaliser la gestion des fiches de paie.
Historiquement, deux alternatives sont associées à l’externalisation ou l’internalisation des fiches de paie.
En effet, lorsqu’une entreprise souhaite externaliser ses fiches de paie, elle contacte alors son Expert-Comptable (ou en cherche un) pour lui confier une mission d’externalisation de la paie.
En revanche, si l’entreprise souhaite internaliser sa gestion de la paie elle doit alors souscrire à un logiciel de paie interne. Via ce logiciel le chef d’entreprise ou un salarié va établir les fiches de paie de l’entreprise.
Depuis quelques années une troisième solution a vu le jour. Cette dernière est une solution alternative à un logiciel de paie traditionnel. Il s’agit de solutions assistées et 100% en ligne (mode SaaS).
Externaliser la gestion des fiches de paie à un Expert-Comptable
Dans ce cas, le chef d’entreprise choisit d’externaliser la gestion de la paie à un Expert-Comptable. L’Expert-Comptable va aussi gérer l’ensemble des missions qui entourent les salariés (contrat de travail, déclaration préalable à l’embauche, etc.).
L’externalisation de la paie à un Expert-Comptable est le choix privilégié de la majorité des TPE en France.
En effet, recourir à un Expert-Comptable rassure le chef d’entreprise. Mais ce choix a aussi une raison économique.
Confier la gestion de la paie à un Expert-Comptable sera nettement moins couteux pour une TPE que de l’internaliser. En d’autres termes, plus une entreprise aura un effectif réduit, plus il lui sera difficile de rentabiliser l’internalisation de la gestion de ses fiches de paie.
L’Expert-Comptable va facturer l’entreprise en fonction du nombre de bulletins de salaire. Le coût est donc proportionnel au nombre de salariés. Alors que la souscription d’un logiciel de paie interne aura un coût fixe important et ce quel que soit le nombre de salariés.
A titre d’exemple, un bulletin de paie coute en moyenne 30 euros chez un Expert-Comptable.
L’ensemble des autres prestations comme les contrats de travail, gestions des congés, sont bien sûr facturés en supplément.
Internaliser la gestion des fiches de paie avec un logiciel interne
Ici le chef d’entreprise choisit de produire en interne les fiches de paie de ses salariés.
Pour pouvoir effectuer cette tâche, l’entreprise va donc devoir souscrire à un logiciel. De plus, l’entreprise devra affecter une ressource (un ou plusieurs salariés) dont les tâches seront de gérer la production des bulletins de salaires.
Cette solution va donc engendrer des coûts fixes conséquents. C’est pourquoi cette solution est envisageable uniquement pour les entreprises possédant un certain nombre de salariés.
C’est la solution privilégiée des PME de plus de 100 salariés en France. En dessous, il est difficile pour une entreprise d’absorber les coûts qu’engendre une internalisation de la paie.
Ces coûts sont notamment l’embauche d’un collaborateur en charge de la paie, la licence du logiciel et les dépenses de formation nécessaire pour que le collaborateur reste à jour dans cet environnement légal très mouvant.
Recourir à une solution en ligne : une alternative à l’externalisation et l’internalisation de la paie
Depuis quelques années de nombreuses solutions émergent. Leur but est de simplifier l’élaboration des fiches de paie.
Ces solutions sont des logiciels hébergés sur Internet en mode SaaS. L’avantage principal est qu’il n’est pas nécessaire de devoir installer le logiciel sur un poste ou sur le réseau Intranet de l’entreprise.
L’avantage principal de ces solutions, est qu’elles proposent à l’utilisateur qui saisit les données de paie, un guidage et une assistance virtuelle.
D’une autre manière, c’est l’utilisateur qui saisit les informations dans le logiciel comme une internalisation classique. Ces solutions ont démocratisé l’élaboration des fiches de paie grâce à une assistance et un guidage virtuel très efficace.
En plus de générer les fiches de paie, ces solutions vont permettre la déclaration automatique aux organismes sociaux.
Au niveau tarif, ces solutions proposent des prix très attractifs sur des offres de base. Mais en ajoutant les frais d’abonnement et frais supplémentaires cet avantage est moins lisible. En effet le coût de revient d’un bulletin de paie devient égal ou légèrement inférieur à celui d’un Expert-Comptable. Mais cette solution n’inclut pas le conseil informel d’un Expert-Comptable.
Le principal avantage de souscrire à ce type de solution peut résider dans d’autres fonctions. En effet elles permettent très souvent de faire également le suivi des temps de travail et des congés.
Quelle est la meilleure solution pour gérer les fiches de paie de son entreprise ?
Comme souvent, il n’existe pas de « meilleure » solution. Ce que nous pouvons affirmer est que la solution d’internaliser la gestion de la paie n’est possible que pour les entreprises avec un nombre de salariés important.
La solution de recourir à un logiciel en mode SaaS est intéressante du fait qu’elle peut tout aussi bien être utilisée par une TPE que par une entreprise importante.
Malgré l’arrivée de nouvelles solutions toujours plus performantes, le choix de recourir à un Expert-Comptable est encore aujourd’hui le choix privilégié des petites et moyennes entreprises.
En effet, les compétences de l’Expert-Comptable rassurent (à juste titre) le chef d’entreprise. Au delà de gérer sa comptabilité, l’Expert-Comptable assure donc au chef d’entreprise des fiches de paie justes et fiables. En général l’Expert-Comptable propose, sans supplément de prix, une mission de conseil. Le chef d’entreprise est alors suivi et encadré par son Expert-Comptable. Ce dernier peut donc alors se consacrer sereinement au développement de son business.
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Florian ARTIGLIERI, co-fondateur Khompta.com
Le 04/10/2021
