Aujourd’hui, la digitalisation n’est plus le sujet de quelques entreprises, elle est incontournable. Avec l’avènement de la facture électronique, même les entreprises les plus réfractaires n’ont plus le choix. Elles doivent opérer une transition digitale concernant la gestion électronique des documents.
Toutefois, la dématérialisation peut être complexe pour certains entrepreneurs. Ils se noient parmi les diverses notions que celle-ci englobe.. Conformité RGPD, méthodes d’échanges peu sécurisées… Et tout est rendu encore plus flou avec la multiplication des flux en tout genre.
La dématérialisation des documents de l’entreprise est donc à considérer au plus vite. Non seulement pour assurer leur sécurité et les retrouver plus simplement.. Mais aussi pour être dans les clous et prendre le moins de risques possibles. Ces aspects sont valables tant pour le cabinet d’expertise comptable que pour les entreprises et leurs salariés.
Il faut de ce fait, veiller à choisir les bons outils pour la gestion électronique des documents.
I) Des points de contact et d’échanges multiples : le constat actuel
1) Des flux multiples et déstructurés
Vous êtes dirigeant d’entreprise et vous vous sentez souvent désespéré quant aux échanges avec une myriade d’interlocuteurs ? Échanges avec des experts-comptables, avocats, notaires, salariés, fournisseurs…. couplés à divers points de contact : emails, cloud, Gestion Electronique des Documents (GED), etc.
En plus, il n’est pas rare de constater que vous devez composer avec votre propre outil de stockage et les outils utilisés par vos tiers pour vos échanges. Comme par exemple : la GED de votre expert-comptable, le cloud de votre avocat.. Ou encore les mails de vos fournisseurs pour vous transmettre vos factures…
Dans ce schéma, la donnée arrive de partout sans que vous puissiez la contrôler. Vous récupérez les documents provenant de multiples prestataires et avec des moyens pas toujours sécurisés.. Ce qui rend difficile le traçage et accroît le risque de perte de documents.
S’ajoute à cela la multiplication des outils d’entreprise : gestion d’entreprise, banque, SIRH… Générant, là encore, un grand nombre de flux de documents.
Il devient alors difficile de s’y retrouver et vous perdez la maîtrise de votre propre donnée.
2) Une perte de la maîtrise des données par l’entreprise et le salarié
Constat unanime : vous perdez un temps précieux.. Et vous n’êtes plus maître de vos propres données d’entreprise, de tous vos documents.
Si l’on prend l’exemple du processus de distribution des bulletins de salaire. Pour beaucoup, vous recevez encore les documents produits par votre expert-comptable ou gestionnaire de paie par mail.. Ce qui ne représente nullement un moyen sécurisé et conforme au RGPD. Vous ne maîtrisez donc pas la sécurisation de vos propres données et vos salariés encore moins !
Pour garder la maîtrise de vos données, l’idéal serait donc d’adopter un outil sécurisé centralisant les flux de votre entreprise et vos documents. C’est là que la Gestion électronique de documents( GED), si elle respecte quelques conditions, peut répondre à vos besoins.
II) La Gestion électronique des documents à la rescousse des entreprises
1) Le choix d’une GED en SaaS et conforme au RGPD
Cette année, faites le choix d’un nouvel outil comme une GED en SaaS pour plus de sécurité et de conformité, plutôt qu’un simple cloud comme ceux de Google Drive, One Drive, Dropbox… Avec un tel outil, vous allégez votre boîte mail et vous dites stop aux échanges peu sécurisés.
Qu’est-ce qu’une GED SaaS ?
Elle comporte les aspects suivants :
- une infrastructure informatique serveur qui s’appuie sur un code source unique ;
- des informations très sécurisées et très structurées ;
- des mises à jour en temps réel ;
- une copie de sauvegarde en cas de défaillance ;
- une extraction des données possibles par les utilisateurs en ayant les droits.
À noter que son avantage indéniable est de pouvoir l’installer et la paramétrer en quasi-autonomie et sans formation.
Welyb, plateforme collaborative dédiée aux cabinets d’expertise comptable et leurs entreprises clientes, tombe à pic, car elle intègre une GED en SaaS aux multiples fonctionnalités. Découvrez en plus en fin d’article.
Pour ce qui est de la réglementation, la GED pour laquelle vous optez, doit être sécurisée et conforme au RGPD, ce qui signifie qu’elle garantit l’indépendance des données.
Une tel outil a pour but de vous protéger contre :
- la malveillance extérieure (piratage) ;
- les erreurs de manipulation (suppression de dossiers par erreur) ;
- la malveillance interne (divulgation d’informations par votre collaborateur) ;
- les catastrophes naturelles (incendies, inondations…).
2) Automation de la collecte
Automatiser la collecte de vos documents vous permet de recentrer les flux de documents vers un seul et même outil : votre outil de stockage. De plus, vous n’avez plus à courir après chaque intermédiaire, la donnée vous est automatiquement transmise.
Cela est rendu possible grâce aux outils d’automatisation de la collecte, connectés aux divers outils (OCR, etc) pour envoyer et récupérer des données. Le mieux étant lorsque la fonctionnalité est directement intégrée à la GED.
Welyb est d’ailleurs une GED qui propose 2 moyens de collecte automatisée parmi ses 4 moyens de collecte :
- Connecteurs marchands : vous pouvez retrouver plus de 10 0000 fournisseurs pour automatiser la collecte de vos factures ;
- Mails de collecte automatique: votre cabinet vous met à disposition un mail de collecte automatique personnalisé à transmettre à vos fournisseurs pour collecter les factures ;
- Application mobile : vous pouvez prendre en photo et envoyer vos justificatifs directement sur la GED ;
- Dépôts rapides : vous déposez vos documents via des dépôts rapides établis, et ils sont automatiquement classés au bon endroit.
Outre la collecte des documents, les entreprises deviennent maîtresses de leurs données et n’autorisent l’accès à certains documents qu’à ceux en ayant le droit. Cette fonctionnalité de gestion des accès est également pratique pour éviter d’envoyer les informations et documents par mail, ou encore de devoir déposer les données sur le drive du prestataire. L’entreprise ouvre un accès à ce dernier afin qu’il ait accès aux données le concernant. Tout est fait depuis la GED de l’entreprise, cette dernière gère ses données comme elle le souhaite.
Pour reprendre l’exemple des bulletins de salaires et pièces sociales, grâce à ce système, l’entreprise peut recevoir les documents produits sur sa GED et les redistribuer directement à ses salariés en leur ouvrant des dossiers privés. à ses salariés. Ces pièces restent dans l’entreprise et le salarié est ainsi également maître de ses données puisqu’il peut les gérer comme il l’entend.
III) Welyb, la GED qui centralise tous les flux et redonne la maîtrise de ses données à l’entreprise
1) Welyb c’est quoi ?
Welyb est une GED qui vous est proposée par votre expert-comptable pour simplifier vos échanges avec le cabinet, mais également avec tous les tiers de votre entreprise, y compris vos outils de gestion d’entreprise. Elle présente toutes les caractéristiques évoquées précédemment : GED en SaaS, gestion d’accès, automatisation de la collecte, conformité RGPD, etc.
L’avantage est que vous pouvez utiliser en autonomie la GED commune à votre expert-comptable comme votre propre outil de stockage et d’échanges. L’outil est très simple d’utilisation et vous décidez du partage de vos données. Vous pouvez ainsi créer vos propres dossiers privés afin de gérer librement vos documents sans que le cabinet n’y ait accès.
Comme nous l’avons déjà dit plus haut, la GED de Welyb automatise la collecte des documents auprès de vos fournisseurs afin de faciliter la récupération et la transmission entre le cabinet et l’entreprise. Grâce à la gestion des thèmes qui permettent d’ouvrir ou de restreindre des accès, Welyb est un espace de stockage unique, représentant un seul point d’échange vers tous les tiers.
En plus, grâce à ses multiples interconnexions, avec vos outils de gestion d’entreprise (banque, trésorerie, facturation…) vous automatisez également les flux vers ces outils. Avec l’arrivée de la facture électronique, ce n’est pas de refus !
2) Illustration concrète
En pratique, quelles sont les différentes étapes du chemin d’un document sur Welyb ? Les voici :
- Vous recevez des rappels afin de ne pas oublier de déposer vos documents en temps et en heure pour votre expert-comptable ;
- Vous déposez vos documents sur la GED de manière automatisée ou non ;
- Vous retrouvez, consultez et gérez les documents produits (bilan, bulletins de salaire, etc.) sur votre espace à tout moment ;
- Vous gérez les accès à vos documents comme vous le souhaitez : vous pouvez notamment ouvrir des accès temporaires ou non aux tiers de votre entreprise.
Pour finir sur notre exemple des pièces sociales, dans la dernière étape, vous avez la possibilité d’ouvrir des accès privés à vos salariés afin qu’ils puissent gérer leur propres documents. L’usage n’est donc pas restreint qu’à votre entreprise et votre cabinet d’expertise comptable mais permet bien un usage global par toutes les parties prenantes. Les salariés sont intégrés et ont un accès propre à la GED avec Welyb.
Vous avez envie de proposer Welyb à votre expert-comptable pour simplifier votre collaboration ? Vous ne le regretterez pas !
